プライバシーについて

株式会社ＶＥＲ（以下「当社」）が運営する社内業務アプリ「VERSION OF YOU LOOM」（以下「LOOM」）が、 Googleアカウントとの連携で取得するデータと、その使い道・保存・共有・削除について説明します。 LOOMの概要はLOOMについてをご覧ください。

対象となる人

LOOMを使うのは、当社が許可した社内のメンバーだけです。 応募者は公開の応募フォームを使い、Googleアカウントを接続することはありません。

取得するデータと使い道

ログイン

Googleアカウントのメールアドレス・名前・プロフィール画像を受け取り、許可したメンバーかどうかを確かめます。 メールアドレスと名前はメンバーの名簿に保存します。プロフィール画像はログイン中の情報にだけ持ち、 ログインに使ったGoogleの認証情報は保存しません。

採用メールの送信（Gmail）

採用の送信元として接続したGmailアカウントから、応募者へ面接の案内・確定・選考結果などのメールを送ります。 許可を求める範囲は、メールの送信、Gmailの基本設定、接続したアカウントのメールアドレスです。

• Gmailの基本設定は、送信元のアドレスが確認済みの差出人かどうかを確かめるために、差出人の一覧を読むだけに使います。設定は変更しません。
• この接続で、受信したメールやメールの一覧・本文を読むことはありません。

面接日程の調整（Googleカレンダー）

面接担当者が自分のカレンダーを接続すると、次のことを行います。

• 担当者本人の既定のカレンダーから、予定が入っている時間帯（空き・ふさがりの情報）だけを受け取り、面接の候補日を計算します。予定の件名や参加者は受け取らず、受け取った時間帯は保存しません。
• 面接が確定したら、そのカレンダーに面接の予定を1件作ります。予定には応募者の氏名・職種・LOOMへのリンク・面接の場所を書き、設定に応じてGoogle Meetの会議を作ります。応募者を参加者に入れず、Googleからの招待も送りません。
• 予定を読み取るのは、LOOMが作った予定ができているかを確かめるときだけです。面接が取り消されたときは、LOOMが作った予定だけを削除します。

許可の範囲には、自分が持つカレンダーの予定を読み書き・削除できる権限が含まれますが、 LOOMが実際に使うのは上の3つだけです。ほかの予定を一覧で読んだり、変更したりはしません。

そのほかの連携

LOOMには、同じGoogle連携の登録を使うことがある機能がほかに3つあります。 どれも、当社が別途設定し、接続するアカウントの本人がGoogleの同意画面で同意した場合だけ動きます。 採用の連携とは別の仕組みで、保存や解除の動きも機能ごとに異なります。

• お問い合わせ窓口のメール：窓口のGmailを接続した場合、そのメールボックスの受信メールを読み取ってお問い合わせとして取り込み、返信を送ります。 受信したメールは、お問い合わせかどうかを仕分けるために、件名と本文（URL・メールアドレス・電話番号などを伏せたもの）を外部のAI事業者へ送ります。 担当者が返信案の作成を操作したときは、その会話の内容を外部のAI事業者へ送り、返信の下書きを作ります。
• 商品登録：管理者がGoogleドライブを接続した場合、商品登録に使うファイルを読み取り専用で取得します。
• SNSの実績：YouTubeチャンネルを接続した場合、チャンネルと動画の情報を読み取り専用で取得します。

保存と安全管理（採用のメール・カレンダーの連携）

この節は、採用のメール送信と面接日程の連携についての説明です。そのほかの連携は仕組みが異なります。

• 採用の連携で受け取る認証情報（アクセストークン・リフレッシュトークン）は、専用の鍵で暗号化して保存し、画面やAPIの応答には出しません。
• 接続したGoogleアカウントのメールアドレス、許可された範囲、接続・解除の操作をした人と日時は、業務の記録として保存します。
• 送ったメールは、宛先・差出人・件名・本文（LOOMが作った文面）と、Gmailが返したメッセージIDを送信の記録として保存します。
• 作った予定は、予定のIDとGoogle Meetの会議URLを面接の記録として保存します。
• 採用の連携で取得したデータは、LOOMのAIの処理に渡しません。

販売と共有

Googleから取得したデータを販売しません。業務の機能を提供するために、次の処理と共有があります。

• LOOMのデータは、当社がLOOMを動かすために使っているクラウドのサーバーに保存します。
• 採用のメールと、そこに書いた面接の場所・会議URLは、宛先の応募者に届きます。
• お問い合わせ窓口のメールを接続した場合は、上に書いたとおり、仕分けと返信案の作成のために外部のAI事業者へ送ります。

接続の解除と削除（採用のメール・カレンダーの連携）

• カレンダーの接続は担当者本人が、採用メールの送信元の接続は管理者が、LOOMの画面からいつでも解除できます。解除すると、LOOMは保存していた認証情報・接続したアカウントのメールアドレス・許可された範囲を消します。解除の操作をした人と日時の記録は残ります。
• 解除しても、Googleアカウント側の許可は自動では取り消されません。Googleアカウントの「サードパーティのアプリとサービス」から、本人が取り消せます。
• すでに作った面接の予定と、送ったメールは消えません。解除した後は、LOOMからその予定を削除できなくなります。
• 面接と送信の記録は、自動で消す期間を定めていません。応募者の記録を削除しても、面接と送信の記録は残ります。削除を希望する場合は下の窓口へご連絡ください。

そのほかの連携も、Googleアカウントの「サードパーティのアプリとサービス」から本人が許可を取り消せます。

Google API Services User Data Policy について

LOOMがGoogle APIから受け取った情報の利用と、ほかのアプリへの転送は、 Limited Use の要件を含むGoogle API Services User Data Policyに従います。

• Googleから取得したデータを、広告の配信や広告のための分析に使いません。
• Googleから取得したデータを販売しません。
• Googleから取得したデータを、汎用のAI・機械学習モデルの開発や訓練に使いません。
• LOOMの機能として利用者本人が見る場合を除き、人がGoogleのデータを読むのは、本人の同意がある場合、セキュリティ上の対応、法令に基づく場合に限ります。

お問い合わせ

このページの内容と、Google連携で取得したデータについてのお問い合わせは、次の窓口へご連絡ください。
株式会社ＶＥＲ　d.kanzaki@version-of-you.com